Si ha tenido como yo la oportunidad de asistir a decenas de reuniones de estrategia, sabrá bien las incontables ocasiones en que se habla de procesos: como la organización sería una joya si existieran procesos, como eliminaríamos las ineficiencias si siguiéramos los procesos, la importancia de documentar los procesos de manera formal, siguiendo algún sistema.
La realidad es que muchas organizaciones gastan cantidades de horas de trabajo, dinero y sobretodo papel, documentando procesos, todo para terminar inmersas un mar de papelería que solo es desempolvado cuando llega algún auditor externo que debemos impresionar, solo en ese momento se da protagonismo a las áreas de normalización, una vez el auditor se despide, los procesos son archivados nuevamente y normalización vuelve a ser actor de reparto en el funcionamiento empresarial.
Lo mas triste es que el resultado de un ejercicio de levantamiento de procesos demanda una cantidad enorme de esfuerzo por parte de quienes lideran el procesos y de los actores de los mismos, y en ocasiones la documentación generada es valiosísima, sin embargo se pierde o se archiva por falta de entendimiento y en mayor medida por la densidad del material, los diagramas de flujo no son precisamente el tipo de lectura ligera que una persona quisiera llevar en viaje o leer en sus ratos libres.
Virtualizar procesos?
Desde hace algunos años el mundo de los negocios viene descubriendo algo que los menores de 15 años saben muy bien, “lo que es divertido, atrae; lo que es aburrido aparta”, este sencillísimo concepto que por algún motivo olvidamos cuando llegamos a la pubertad ha revivido de la mano de la teoría de “gamification” la cual incorpora elementos de juegos de video a situaciones de negocios para modificar comportamientos, recientemente coursera, lanzo un curso sobre el tema dictado por el profesor Werbach.
Si bien no vamos a entrar en detalle en el tema de gamification, su tendencia si nos sugiere algo: ¿no sería un avance que el producto de un levantamiento de procesos fuese algo mas fácil de digerir para el común de los mortales? La respuesta parece ser clara: SI.
La educación virtual siguiendo mejores practicas es el medio más efectivo para complementar la documentación formal de los procesos y hacer de su revisión una tarea dinámica, comprensible y sobre todo agradable.
La posibilidad que un empleado que no este familiarizado con los procesos, en lugar de tener que recibir una única capacitación que probablemente olvidará en unos cuantos días, cuente con una universidad corporativa virtual de formación con videos, contenido digital y tutoriales a los que pueda acceder cada que lo requiera, dispara las pendientes de las curvas de aprendizaje, reduce dramáticamente el espacio para el error, y permite avanzar distancias enormes hacia la estandarización de procesos en una organización.
Están las organizaciones preparadas para crear contenido de primera?
Probablemente no, pero crear contenido de fácil digestión no es ciencia nuclear, “Una de las premisas básicas para no fracasar en la creación es no replicar las clases presenciales” asegura Horacio Reyes, director de operaciones de Zalvadora “Videos prolongados, excesivo contenido escrito, y la concentración de la función de creación en pocas cabezas son pecados típicos que no solo cometen empresas sino universidades, nuestro portal esta diseñado con la directriz especifica de permitir que cualquier persona con unas pocas horas de instrucción –que puede recibir en línea- pueda crear contenido con los estándares de las mejores universidades virtuales del mundo”. En el caso de Zalvadora, el modelo para empresas que llaman “memoria institucional dinámica” permite que empleados clave de la organización puedan crear fácilmente cursos, no solo internos, sino para clientes y demás stakeholders, sin que tengan que recurrir a un proveedor o a una persona específica para estructurar y construir los cursos, “Con el tiempo la organización cuenta con un repositorio perfectamente indexado de contenido que le da una dinámica impresionante a la creación de contenido, constituyéndose en una memoria de primera para la institución” continua Reyes.
Si bien la documentación formal y metódica debe ser la base de todo ejercicio de levantamiento de procesos, este ejercicio corre el riesgo de convertirse en letra muerta si no se le da una cara más agradable, y la educación virtual, tal como muestran los resultados de suscriptores en iniciativas como Zalvadora, coursera o udacity, demuestran el poder de seducción de la modalidad virtual.
